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Ein CRM (Customer Relationship Management) bündelt alles, was du über Kunden weißt: Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Angebote, Wiedervorlagen. Wer freiberuflich oder mit einem kleinen Team arbeitet, braucht dafür keine 40-Euro-Lizenz pro Monat — die wichtigsten Programme haben dauerhaft kostenlose Pläne, die für den Einstieg völlig ausreichen.
Wir haben die acht bekanntesten kostenlosen CRMs nach drei Kriterien verglichen, die im Alltag wirklich zählen: Wie viele Kontakte und Nutzer sind gratis, wie viel Automatisierung ist dabei und wie schnell bist du startklar?
Schnellvergleich
| Tool | Kostenlos enthalten | Am besten für |
|---|---|---|
| HubSpot CRM | 1 Mio. Kontakte, unbegrenzte Nutzer | Wachsende Teams |
| Zoho CRM | 3 Nutzer, 5.000 Kontakte | Kleine Teams |
| Freshsales | Unbegrenzte Nutzer, 3.000 Kontakte | Vertriebsteams |
| Bitrix24 | Unbegrenzte Nutzer, 5 GB Speicher | All-in-One |
| Agile CRM | 10 Nutzer, 10.000 Kontakte | Marketing-Automation |
| Flowlu | 2 Nutzer, CRM + Projektmanagement | Projektgeschäft |
| EngageBay | 250 Kontakte, unbegrenzte Nutzer | Startups |
| SuiteDash | 1 Nutzer, Kundenportal | Freelancer |
Die Tools im Detail
1. HubSpot CRM
Der großzügigste Einstieg im Vergleich: unbegrenzt viele Nutzer, bis zu einer Million Kontakte, E-Mail-Vorlagen, Terminplanung und ein Pipeline-Board — dauerhaft kostenlos, ohne Testphase. Bezahlpläne brauchst du erst für Marketing-Automation und Reporting.
→ HubSpot CRM kostenlos testen
2. Zoho CRM
Für bis zu drei Nutzer kostenlos, inklusive Lead-, Kontakt- und Deal-Verwaltung. Stark ist die Verzahnung mit den anderen Zoho-Apps für Rechnungen und Buchhaltung — dafür ist die Oberfläche am Anfang etwas sperriger als bei HubSpot.
3. Freshsales
Kostenlos für beliebig viele Nutzer mit integriertem Telefonie-Widget und E-Mail-Tracking. Die KI-gestützte Lead-Bewertung ist im Gratis-Plan eingeschränkt, die Kontaktansicht dafür angenehm aufgeräumt.
4. Bitrix24
CRM, Aufgaben, Chat, Videocalls und Dateiablage in einer Plattform. Wenn du CRM und Zusammenarbeit in einem Werkzeug willst, ist Bitrix24 die breiteste kostenlose Lösung — die Fülle an Menüs kostet aber Einarbeitungszeit.
5. Agile CRM
Bringt im Gratis-Plan Kontaktmanagement, Deals und einfache Marketing-Automation (z. B. E-Mail-Sequenzen) mit. Für Dienstleister, die Angebote automatisch nachfassen wollen, eine der wenigen komplett kostenlosen Optionen.
6. Flowlu
Verbindet Kundenverwaltung mit Projekten, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Der Gratis-Plan ist auf zwei Nutzer begrenzt, deckt aber den kompletten Ablauf von der Anfrage bis zur Schlussrechnung ab.
7. EngageBay
Eine kostenlose Suite aus CRM, E-Mail-Marketing und Support-Tickets. Die 250-Kontakte-Grenze ist der Engpass, dafür musst du für den Start nicht zwischen drei Tools wechseln.
8. SuiteDash
Ein CRM mit Kundenportal: Auftraggeber sehen Projektstand, Rechnungen und Dateien an einem Ort. Für Solo-Selbstständige eine schlanke Alternative, wenn du kein separates Projektmanagement willst.
Worauf es bei einem kostenlosen CRM ankommt
Prüfe zuerst das Kontaktlimit: 250 Kontakte sind bei einem wachsenden Verteiler schnell erreicht, unbegrenzte Nutzer sind dagegen fast immer wichtiger als unbegrenzte Kontakte. Achte zweitens auf den Export — du willst deine Kundendaten jederzeit als CSV mitnehmen können. Drittens zählt der E-Mail-Workflow: Vorlagen, Serienmails und Wiedervorlagen im Gratis-Plan sparen dir pro Woche mehrere Stunden Nacharbeit.
Welches Tool passt zu dir?
Für die meisten kleinen Unternehmen ist HubSpot die beste Wahl, weil es dauerhaft kostenlos bleibt, unbegrenzte Nutzer erlaubt und keine Einrichtungszeit kostet. Arbeiten bis zu drei Personen zusammen und willst du Buchhaltung später anbinden, ist Zoho CRM die ruhigere Wahl. Brauchst du CRM und Projekte in einem Werkzeug, nimm Flowlu oder Bitrix24.
Fazit
Alle acht Programme sind echte kostenlose Lösungen, keine abgelaufenen Testphasen. Starte mit dem Tool, dessen Kontaktlimit zu deiner Liste passt — und migriere erst, wenn Automatisierung oder Reporting tatsächlich fehlen.
Häufige Fragen
Ist HubSpot wirklich dauerhaft kostenlos?
Ja. Das Kern-CRM von HubSpot ist kostenlos und ohne Zeitlimit nutzbar, inklusive unbegrenzter Nutzer und bis zu einer Million Kontakte. Kostenpflichtig sind erst die Marketing-, Sales- und Service-Hubs für Automatisierung und Reporting.
Kann ich ein kostenloses CRM später wechseln?
Ein Wechsel ist möglich, weil sich Kontakte und Deals in jedem der hier verglichenen Tools als CSV exportieren und importieren lassen. Rechne mit einer Stunde Nacharbeit pro 1.000 Kontakten, in der du Feldnamen und Pipeline-Stufen neu zuordnest.
Lohnt sich ein CRM auch als Freelancer ohne Team?
Ja, sobald du mehr als etwa zehn laufende Anfragen hast. Schon die Wiedervorlage-Funktion verhindert, dass Angebote ohne Nachfassen liegen bleiben — bei einem CRM wie SuiteDash bekommst du zusätzlich ein Kundenportal ohne Zusatzkosten.
